บทที่7

การสร้างฟอร์ม(Form)

ฟอร์ม คือ ออบเจ็คหนึ่งของ Access ใช้ในการกรอกข้อมูล และแสดงข้อมูล การกรอกข้อมูลใน ตารางหรือใน Query ถึงแม้จะท าได้ แต่ก็ไม่สะดวกและสวยงามนัก การใช้ฟอร์มสามารถท าให้การกรอก ข้อมูลเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็วมากขึ้น และผิดพลาดน้อยลง ที่ส าคัญ ยังคงดูเป็นมิตรกับผู้ใช้มากกว่า เราสามารถออกแบบฟอร์มให้เหมาะสมกับลักษณะงานได้ดังที่ต้องการ

ประโยชน์ของฟอร์ม

  ฟอร์มเป็นเครื่องมือแสดงผลข้อมูลและติดต่อกับผู้ใช้งานที่มีความสามารถในการทำงานกับข้อมูลในตารางแทนมุมมองแผ่นข้อมูลเนื่องจากในฟอร์มสามารถกหนดรายละเอียดต่างๆ ของฟอร์มให้เหมาะสมกับจุดประสงค์ในการใช้งานได้ ให้การใช้งานฟอร์มทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูลทำได้ดีกว่ามุมมองแผ่นข้อมูลในตำแหน่งใดบนฟอร์มก็ได้อย่างอิสระ สามารถเพิ่มคามสนใจในการแสดงข้อมูลบางอย่างได้

มุมมองของฟอร์ม

- มุมมองออกแบบ Design View มุมมองแบบนี้จะใช้ในการแก้ไขดัดแปลงแบบ ฟอร์ม การสลับไปยังมุมมองออกแบบนี้ ท าได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Design View บนทูลบาร์ 

- มุมมองแผ่นข้อมูล Datasheet View มุมมองแบบนี้ จะแสดงข้อมูลในแบบตาราง การสลับ ไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลนี้ ทำได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Datasheet View บนทูลบาร์

- มุมมองฟอร์ม Form View มุมมองแบบนี้จะแสดงข้อมูลที่อยู่ในฟอร์มที่ได้สร้างขึ้น การ สลับไปยังมุมมองฟอร์มนี้ ท าได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Form View บนทูล

การสร้างฟอร์ม วิธีการสร้างฟอร์มใน Access มีอยู่ด้วยกันหลายวิธีดังนี้

# สร้างฟอร์มที่อนุญาตให้คุณใส่ข้อมูลครั้งละ 1 ระเบียน
# สร้างฟอร์มแยกที่แสดงแผ่นข้อมูลในส่วนด้านบนและ ฟอร์มในส่วนด้านล่างที่ใช้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับระเบียนที่ เลือกในแผ่นข้อมูล
# สร้างฟอร์มที่แยกหลายระเบียนในหนึ่งแผ่นข้อมูลที่หนึ่ง ระเบียนต่อหนึ่งแถว
# สร้างฟอร์มเพื่อแสดงข้อมูลในรูปของตารางวิเคราะห์ และแจกแจงรายละเอียด
# สร้างฟอร์มเปล่า
# สร้างฟอร์มเพิ่มเติมโดยในส่วนของฟอร์มเพิ่มเติมจะประกอบไปด้วย 

# สร้างฟอร์มเปล่าในมุมมองออกแบบ ในมุมมองออกแบบคุณ

สามารถทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบขั้นสูงให้กับฟอร์มได้
# กำหนดรูปแบบการจัดวางในมุมมองเค้าโครง

การสร้าง Form Wizards 

การสร้าง Form Wizards เป็นการสร้างแบบฟอร์มที่ง่ายกว่าการสร้างด้วยมือ และมีรูปแบบของ ฟอร์มที่ค่อนข้างแน่นอน ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดคือการสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizards ซึ่งเราสามารถ น า Form Wizards มาแก้ไขโดยใช้ฟอร์มโดยการสร้างฟอร์มจากมือได้ 

       1. นำเมาส์คลิกที่ฟอร์มเพิ่มเติม เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม

          2. คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถาม จากนั้นเลือกเขตข้อมูลที่จะใช้งานในฟอร์ม การเลือกเขตข้อมูลสามารถท าได้โดยคลิกในช่อง เขตข้อมูลที่มีอยู่ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เครื่องหมาย > เพื่อเลือกเขตข้อมูลนั้น เขตข้อมูล ที่ถูกเลือกจะไปปรากฏอยู่ในช่อง เขต ข้อมูลที่เลือก ถ้าต้องการเลือกเขตข้อมูลทั้งหมดให้คลิกที่ปุ่มเครื่องหมาย >> ส่วนปุ่ม < ใช้ ยกเลิกเขตข้อมูลที่เลือก ปุ่ม << ใช้ยกเลิกเขตข้อมูลที่เลือกทั้งหมด เมื่อเลือกเขตข้อมูลที่ ต้องการเสร็จแล้วจะปรากฏ ดังรูป

         3. เลือกรูปแบบเค้าโครงแบบใดที่จะใช้กับฟอร์มที่สร้าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป

          4. เลือกรูปแบบลักษณะการแสดงผลของฟอร์ม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป

          5. กำหนดชื่อให้กับฟอร์ม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เสร็จสิ้น

         6. เมื่อสิ้นสุดค าสั่งโปรแกรม Ms-Accessจะปรากฏส่วนของฟอร์มที่สร้างดังรูป

หน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) 

หน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) จะแสดงคุณสมบัติขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่อยู่บนแบบฟอร์ม เราสามารถเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์ม , ตัวควบคุม หรือรูปแบบทุกอย่างได้จากหน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) การเปิดปิดหน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) ท าได้โดยคลิกที่ปุ่มคุณสมบัติ (Properties) บนทูล บาร์

รูปแสดง หน้าต่างคุณสมบัติ (Properties)

หน้าที่ควบคุมและการออกแบบฟอร์มด้วยตัวควบคุม

ตัวควบคุมที่ใช้งานในการสร้างฟอร์มนั้นจะอยู่ในกล่องเครื่องมืออยู่แล้ว แต่ละตัวควบคุมจะมีคุณสมบัติทั้งที่เหมือนกันและไม่เหมือนกันแตกต่างกันไป

1.ป้ายชื่อ

เป็นตัวควบคุมใช้แสดงข้อมูลที่ไม่ผูกกับเขตข้อมูลใด ที่ไม่เปลี่ยนแปลงตามข้อมูลกำหนดข้อคามที่แสดงบนฟอร์มทันทีที่เริ่มสร้างตัวควบคุม

2.กล่องข้อความ

ตัวควบคุมที่ใช้กันมากที่สุดบนฟอร์ม ผู้ใช้สามารถป้อนข้อความที่ไม่ได้รับการจัดรูปแบบชนิดใดๆ ก็ได้ลงในกล่องข้อความ เช่น ประโยค ชื่อ ตัวเลข วันที่ และเวลา กล่องข้อความไม่สามารถมีข้อความที่จัดรูปแบบได้

3.กลุ่มตัวเลือก

ตัวควบคุมที่มีส่วนตัวเลือกอย่างน้อยสองส่วนที่มีตัวควบคุมอื่นๆ ตามลำดับ แต่ละส่วนตัวเลือกในกลุ่มตัวเลือกจะทำหน้าที่เป็นตัวเลือกหนึ่งในชุดตัวเลือกที่ให้เลือกได้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง ขณะที่กรอกฟอร์ม ผู้ใช้สามารถแทนที่ส่วนตัวเลือกเริ่มต้นด้วยส่วนตัวเลือกอื่นได้ ตัวอย่างเช่น บนแม่แบบฟอร์มสมัครงาน คุณสามารถใช้กลุ่มตัวเลือกเพื่อให้ผู้ใช้ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ที่บ้านหรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงได้

4.กล่องคำสั่งผสม กล่องรายการ

ตัวควบคุมที่แสดงรายการตัวเลือกในกล่องให้ผู้ใช้สามารถเลือกรายการที่เหมาะสมได้ ตัวเลือกอาจมาจากรายการที่คุณสร้างขึ้นด้วยตนเอง จากค่าในแหล่งข้อมูลของฟอร์ม หรือจากค่าที่มาจากการเชื่อมต่อข้อมูลเข้ากับเอกสาร XML ฐานข้อมูล บริการบนเว็บ ไลบรารีหรือรายการของ Microsoft Windows SharePoint Services ได้

5.ปุ่มคำสั่ง

เพื่อให้ผู้ใช้เลือกหรือคลิกก็สามารถทำตามชนิดของปุ่มคำสั่งได้ทันที

6.ตัวควบคุม ActiveX

ตัวควบคุมที่ไม่รวมอยู่ใน InfoPath แต่สามารถเพิ่มลงในบานหน้าต่างงาน ตัวควบคุม ได้ คุณสามารถเลือกได้จากตัวควบคุม ActiveX ที่มีอยู่ซึ่งได้รับการลงทะเบียนในคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่แล้ว หรือคุณจะใช้ตัวควบคุมที่กำหนดเองซึ่งคุณได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ตรงตามความต้องการทางธุรกิจของคุณโดยเฉพาะก็ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังพัฒนาแม่แบบฟอร์มเพื่อใช้ในการตั้งค่าทางการเงิน คุณก็สามารถพัฒนาตัวควบคุม ActiveX เพื่อให้แสดงข้อมูลรายการซื้อขายหุ้นครั้งล่าสุดบนแม่แบบฟอร์มได้ หลังจากที่สร้างหรือระบุตัวควบคุม ActiveX แล้ว คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างการเพิ่มตัวควบคุมแบบกำหนดเองเพื่อนำเข้าตัวควบคุมมาไว้ในโหมดออกแบบเพื่อให้สามารถใช้ตัวควบคุมนั้นในแม่แบบฟอร์มของคุณได้

7.กลุ่มของตัวควบคุมรูปภาพ

เป็นตัวควบคุมรูปภาพเป็นตัวควบคุมที่นำรูปหรือเสียงมาวางบนฟอร์มโดยมีเครื่องมือ

8.ฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

เป็นตัวควบคุมที่ใช้ในการสร้างฟอร์มที่ซ้อนอยู่ในฟอร์ม ที่สร้างฟอร์มย่อย