การสร้างตาราง
หลักการสร้างตารางจัดเก็บข้อมูลใน Access 2010
การเริ่มทำงานในฐานข้อมูลการสร้างตารางอันดับแรกที่เราต้องมาทำคามรู้จักคือ เรื่องของการสร้างและจัดตารางข้อมูลซีงถือว่าเป็นองค์ประกอบหลักของฐานข้อมูล
1.ในตารางหนึ่งๆนั้น จะต้องประกอบไปด้วยข้อมูลประเภทเดียวกัน เช่น ตารางรายการสินค้า ก็จัดเก็บเฉ่ะข้อมูลสินค้านั้น
2.ไม่ควรสร้างฟิลด์เพื่อเก็บผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ เพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน
3.ไม่ควรสร้างฟิลด์จัดเก็บข้อมูที่ต้องป้อนข้อมูลที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนการสร้างตารางในโปรแกรม Access2010
1. เปิดโปรแกรม MS Access 2010 โปรแกรมจะสร้างตารางปล่าวให้อัตโนมัติ 1 ตาราง ในมุมมองDatasheet View
3. โปรแกรมจะขึ้นหน้าต่างให้ตั้งชื่อตาราง
4. โปรแกรมจะเปลี่ยนมุมมองหน้าต่างสำหรับการกำหนดคุณสมบัติของตารางตามที่ได้ออกแบบไว้
ทำการกำหนดดังนี้
4.1 กรอกชื่อฟิลด์ในช่อง Field Name โดยให้ฟิลด์ที่กำหนดให้เป็นPrimary key เป็นช่องแรก
4.2 กำหนดชนิดของฟิลด์ในช่อง Data type
โดยต้องศึกษาจากตารางประเภทของฟิลด์ เพื่อให้การกำหนดชนิดของข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
ประเภท
|
ขนาด
|
ความหมาย
|
Text
|
สูงสุด 255 ตัวอักษร
|
ตัวอักษร ตัวเลขหรือเครื่องหมายต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ
|
Memo
|
สูงสุด 65,635 ตัวอักษร
|
ตัวหนังสือหรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบาย หรือบักทึกที่มีความยาวมากๆ
|
Number
|
1 – 8 ไบท์
|
ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็มหรือทศนิยมที่ต้องใช้ในการคำนวณดังนี้
1. Byte : ตัวเลขจำนวนเต็ม 0-255
2. Integer : จำนวนเต็ม -32,768 ถึง 32,768
3. Long integer : จำนวนเต็ -2,147,483,648 ถึง2,147,483,647
4. Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7 ตำแหน่ง
5. Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15 ตำแหน่ง
6. Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตำแหน่ง
|
Date/Time
|
8 ไบท์
|
วันที่และเวลาซึ่งมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกำหนดแบบของการแสดงผลเองได้
|
Currency
|
8 ไบท์
|
เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องการปัดเศษทศนิยม
|
Auto Number
|
4 Byte
|
กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติโดยโปรแกรม
|
Yes/No
|
1 บิท
|
เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ ชาย/หญิง ถูก/ผิด
|
OLE Object
|
1 GB
|
เก็บข้อมูลที่ถูกสร้างโดยโปรแกรมอื่น เช่น รูปภาพ เป็นต้น
|
Hyperlink
|
สูงสุด 2,048 ตัวอักษร
|
จุด Link ต่างๆ
|
Lookup Wizard
|
4 ไบท์
|
ข้อมูลที่เลือกจากตารางอื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน
|
Attachment
|
เก็บข้อมูลที่เป็นรูปภาพ
|
กำหนดคุณสมบัติของฟิลด์มีความหมายดังนี้ดังนี้
Field Size
|
ขนาดของ ตามชนิดที่เลือกไว้ใน Data Type
|
Format
|
รูปแบบของข้อมูลใน Field นั้น ๆ
|
Input Mask
|
รูแปแบบที่ใช้บังคับป้อนข้อมูล เช่น กำหนดให้ป้อนได้เฉพาะตัวเลขได้ไม่เกิน 5ตัวเลข
|
Caption
|
ป้ายชื่อที่ติดแทนชื่อ Field ที่หัวคอลัมนืเมื่อแสดงข้อมูลแบบ Datasheet View
|
Default Value
|
การกำหนดค่าเริ่มต้น
|
Validation Text
|
แสดงกรอบข้อความเมื่อข้อมูลที่ป้อนเข้าไปไม่เป็นไปตามเงื่อนไงที่กำหนดไว้ใน Validation Rule
|
Required
|
กำหนดว่าต้องป้อนข้อมูลหรือไม่
|
Allow Zero Length
|
กำหนดว่าสามารถป้อนค่าว่าง (Null Value) ได้หรือไม่
|
5. เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของการกำหนดคุณสมบัติต่างๆแล้ว ให้ทำการบันทึกโดยกดที่ SAVE
6. จากนั้นเปลี่ยนมุมมองจาก Design View เป็น Datasheet View เพื่อกรอกข้อมูล
โดยในการกรอกข้อมูลนั้นต้องกรอกเรียงเป็นแถวแนวนอนไปตามฟิลด์ที่กำหนดไว้แล้วจึงค่อยกรอกแถวใหม่ไปเรื่อยๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น