บทที่3

ความรู้เบื้องต้นโปรแกรมไมโครซอฟต์แอกเซส 2010

คุณสมบัติพิเศษของโปรแกรม Microsoft Access 2010  

   ก่อนที่จะเริ่มใช้โปรแกรม Microsoft Access 2010 ในการสร้างฐานข้อมูล ก่อนอื่น ต้องมาเรียนรู้สิ่งที่จำเป็นต่อการสร้างฐานข้อมูลเสียก่อน โดยในส่วนแรกนี้เราจะมากล่าวถึงคุณสมบัติ ของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ที่จะใช้สร้างฐานข้อมูลกัน 
1. มีการจัดเก็บเครื่องมือ และไอคอน ให้อยู่ในรูปแบบของริบบอน เพื่อให้ง่าย และ สะดวกต่อการใช้งาน 
2. การสร้างฟิลด์ สามารถจัดเก็บรูปแบบข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้น โดยสามารถสร้าง ฟิลด์ที่เก็บข้อมูลได้มากกว่า 1 ค่า 
3. สามารถจัดเก็บไฟล์ได้มากกว่า 1 ประเภท และมากกว่า 1 ไฟล์ในฟิลด์ของเรค คอร์ดเดียวกัน 
 4. สามารถทำงานร่วมกับ Windows SharePoint Services เพื่อการติดต่อกับ ฐานข้อมูลได้  
5. สามารถบันทึกออบเจ็กต์ฐานข้อมูลเป็นไฟล์PDF หรือไฟล์ XML เพื่อนำไฟล์ ฐานข้อมูลไปใช้งานได้ โดยที่ยังรักษารูปแบบเดิมของไฟล์ข้อมูลไว้ 

การเริ่มต้นสร้างฐานไฟล์ข้อมูล access 2010

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)
2. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล
3. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)

4.ฐานข้อมูลใหม่จะสร้างขึ้นมา

ส่วนประกอบของ Microsoft Access 2010

1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน
2. ปุ่ม แฟ้ม (File) = ใช้จัดเก็บเมนูคำสั่งต่าง ๆ เช่นเดียวกับปุ่ม Office ในโปรแกรม Microsoft Access 2007
3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม
4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ
5. พื้นที่การทำงาน = ใช้แสดงรายการทำงานต่าง ๆ ในฐานข้อมูล
6. Navigation Pane = ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล
7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด – ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล
8. แถบสถานะการทำงาน = ใช้แสดงสถานะการทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม

การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ใน Access 2010

การบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลที่ได้สร้างขึ้นมาใช้งานครั้งแรกนั้น มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึก (Save)

2. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล
3. กำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล
4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)

การสร้างความสัมพันธ์แต่ละ Entity หรือ ตาราง

1. ความสัมพันธ์ (RELATIONSHIPS)<>เลือกที่ เครื่องมือฐานข้อมูล (DATABASE TOOLS)

2.เลือกตารางที่เราต้องการจะสร้างความสัมพันธ์ โดยการกดที่ เพิ่ม (ADD)

3. CLICK ค้างไว้ที่ PRIMARY KEY ของ TABLE ที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ และลากไปยัง FOREIGN KEY ในอีกตารางหนึ่ง ในที่นี้จะกำหนดให้RID เป็น PRIMARY KEY ของตาราง ROOM ที่จะสร้างความสัมพันธ์กับ RID ที่เป็น FOREIGN KEY ของ ตาราง COURSE หลังจากปล่อยเมาส์แล้วจะขึ้นหน้าต่างดังต่อไปนี้

- การเลือก “บังคับให้มี REFERENTIAL INTEGRITY” (ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY) ถ้าจะให้คงสภาพการอ้างอิงความสัมพันธ์
- การเลือก “ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (CASCADE UPDATE RELATED FIELDS) หมายถึง เมื่อแก้ไขข้อมูลตารางด้าน PRIMARY KEY จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ FOREIGN KEY ถูกแก้ไขด้วย
- การเลือก “ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (CASCADE DELETE RELATED RECORDS) หมายถึง ถ้าลบเรคอร์ดด้าน PRIMARY KEY จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ FOREIGN KEY ถูกลบด้วย
หลังจากนั้นเลือก สร้าง (CREATE) จะปรากฏเส้นความสัมพันธ์ขึ้น โดยที่มีเลข1 กับ ∞ นั้นหมายความว่าเป็นความสัมพันธ์แบบ 1 TO MANY

การจัดการข้อมูลด้วย QUERY

QUERY เป็นเครื่องมือที่สามารถ
- ช่วยในการค้นหา และกรองข้อมูล
- เรียงลำดับและจัดกลุ่มข้อมูล
- สร้าง TABLE ขึ้นมาใหม่จาก FIELD ข้อมูลใน TABLE ที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องเข้าไปสร้างเองในมุมมอง DESIGN
- นำข้อมูลจากหลายๆ TABLE ที่สัมพันธ์กันมาแสดงในตารางผลลัพธ์เสมือนเป็น TABLE เดียวกันได้ เป็นต้น
ACCESS ได้สร้าง QUERY ออกเป็น 5 ประเภทตามลักษณะการใช้งานคือ
1) SELECT QUERY ใช้สอบถามข้อมูลจาก 1 TABLE หรือหลายๆ TABLE ที่ตรงกับเงื่อนไขกำหนด
2) CROSSTAB QUERY ใช้สอบถามข้อมูลและแสดงผลลัพธ์แบบ 2 มิติ โดยสลับข้อมูลในแนวแถวและแนวคอลัมน์
3) ACTION QUERY ใช้สร้าง TABLE ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน TABLE เช่น แก้ไขข้อมูล เพิ่มเรคอร์ดใหม่ ลบเรคอร์ดใหม่และเก่า
4) PARAMETER QUERY เป็น QUERY ที่ให้ผู้ใช้ใส่ค่าพารามิเตอร์ได้ในระหว่างประมวลผล (RUN-TIME) เพื่อใช้ค้นหาหรือคำนวณค่า เช่น ใส่อัตราการเปลี่ยนแปลงต้นทุนและราคาสินค้า เพื่อคำนวณหากำไร ณ อัตราต่างๆ
5) SQL QUERY สำหรับ QUERY ประเภทนี้ ผู้ใช้ต้องสร้างขึ้นด้วยภาษา SQL (STRUCTURED QUERY LANGUAGE) ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานที่ใช้จัดการฐานข้อมูล