การสร้างรายงาน
ความหมายและชนิดของรายงาน
1.1 ความหมายของรายงาน (Report)
รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้ ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น
1.การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง2.การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
3.การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้ เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม
1.2 ประโยชน์ของรายงาน
รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้
รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ เช่น
รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ เช่น
1.ต้องการจัดกลุ่มใบสั่ง ซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น
2.รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
2.รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
มุมมองของรายงาน
1.มุมมองออกแบบ (Design View) การท างานส่วนใหญ่จะอยู่ในหน้าต่างออกแบบ การไปยังหน้าต่างออกแบบโดยคลิกที่ปุ่ม Design ในหน้าต่าง ฐานข้อมูล หรือถ้าอยู่ในมุมมอง Preview ให้ คลิกไปที่ปุ่ม Close Window บนทูลบาร์ซึ่งจะกลับไปยังมุมมองออกแบบหากรายงานนั้นยังไม่ได้จัดเก็บ แต่ถ้า จัดเก็บรายงานนั้นแล้วกลับไปยังหน้าต่างฐานข้อมูล2.มุมมองก่อนพิมพ์ (Print Preview) จะแสดงผลลัพธ์ที่เหมือนกับงานพิมพ์ที่ พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์จริง ๆ การไปยังมุมมองแบบนี้โดยคลิกที่ปุ่ม Print Preview บนทูลบาร์
3.มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้
การสร้างรายงาน (Report)
คุณสามารถจะสร้าง Report ได้หลายวิธีเช่นเดียวกับการสร้างออบเจ็คต่าง ๆ ในฐานข้อมูล โดยอาจจะ
ใช้ Auto Report Wizard เพื่อให้ Access สร้าง Report อย่างง่ายๆ (อาจเป็นแนวคอลัมน์หรือแบบตาราง) ให้
ทันทีโดยอัตโนมัติ ซึ่งทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลใน Table หรือ Query ที่ถูกเลือกไว้ด้วย ส่วนการใช้ Report Wizard
นอกจากจะสามารถก าหนดชนิดของ Report ที่ต้องการสร้างแล้ว ยังให้ค าแนะน าในการสร้าง Report นั้นทีละ
ขั้นตอนอีกด้วย สิ่งที่ต้องการก็คือตอบค าถามที่เกี่ยวกับ Report ที่จะสร้างเท่านั้น แล้ว Access ก็จะสร้าง Report
ให้คุณตามรูปแบบที่ต้องการ
การสร้าง รายงาน นั้นเราสามารถสร้างได้ 2วิธีการหลัก ๆ ด้วยกันคือ
1.การสร้างรายงานด้วยวิซาร์ด
ซึ่งเป็นการสร้างรายงานแบบง่าย ๆโดยที่เราไม่ต้องเข้าใจรายละเอียดใน ขั้นตอนการสร้างเลย เราเพียงเลือกข้อมูลที่จ าเป็นในการสร้างรายงานด้วยวิซาร์ดเท่านั้น เราก็ได้รายงานที่ ต้องการออกมาทันที และสามารถนำรายงานไปแก้ไขให้ตรงกับความต้องการได้ใน มุมมองออกแบบ2.การสร้างรายงานด้วยมุมมองออกแบบ
การสร้างรายงานด้วยวิธีนี้เป็นการสร้างรายงานที่เหมือน กับการสร้างฟอร์มด้วย มุมมองออกแบบ โดยเราต้องเลือกคอนโทรลให้เหมาะกับจุดประสงค์ในการสร้าง รายงานของเรา การสร้างรายงานด้วยวิธีนี้สามารถก าหนดรายละเอียดของรายงานได้มากกว่าการสร้างด้วยวิซาร์ดสร้างส่วนหัว ส่วนท้ายรายงานและสูตรคำนวณ
1. แทรกส่วนหัวส่วนท้ายรายงาน โดยชี้ที่ตัวรายงาน คลิกปุ่มขวาของเมาส์ แล้วคลิก Report Header/ Footer2. ส่วน Report Header/Footer จะถูกเพิ่มเข้ามา
3. คลิกในส่วน Report Header แล้วพิมพ์รายงานข้อมูลสินค้าในสต็อก
4. คลิกเลือก Text Box
5. ในส่วน Report Footer คลิกเพื่อแทรกฟิลด์
6. ลบคำว่า Text? ออกไป ส่วน Unbound ให้คลิกและพิมพ์สูตร =sum([sprice]*[qtyonstock]) เป็นการรวมเงินทั้งหมด ที่เป็นต้นทุนผลิตสินค้า โดยนำผลคูณระหว่าง ราคากับจำนวนชีทมารวมกัน
8. คลิก Property Sheet
9. คลิกเลือกแท็ป Format แล้วคลิกเลือกค่าดังนี้
- Format = Standard
- Decimal Places = 2 กำหนดให้เป็นทศนิยม 2 ตำแหน่ง เช่น 2,500.50 .-
10. ผลที่ได้
12. แทรกฟิลด์เข้ามาในส่วน Detail แก้ไขข้อความเป็น รวม
13. ส่วน Unbound คลิกและพิมพ์ =[sprice]*[qtyonstock]
14. ผลที่ได้
การจัดตำแหน่งข้อความในรายงาน
1. ข้อมูลในรายงานที่ยังไม่จัดตำแหน่ง จะดูไม่เป็นระเบียบ2. จัดตำแหน่ง โดยคลิกเลือกข้อความที่ต้องการ
3. คลิกปุ่มจัดตำแหน่งข้อความ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น